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川北医学院会计档案管理办法

信息来源:计划财务处 发布日期:2015-10-12 访问人数:

第一章 总则

第一条 为了加强会计档案的科学管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等有关法律和行政法规,结合我院实际情况制定本办法。

第二条 学校档案室和计划财务处共同负责学校会计档案工作的指导、监督和管理。

第三条 本办法所称会计档案是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映学校经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第四条 下列会计资料应当进行归档:

(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证、其他会计凭证;

(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;

(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;

(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第五条 学校可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。同时满足下列条件的,学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存,形成电子会计档案:

(一)形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

(二)使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

(三)使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

(四)采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

(五)建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

(六)形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第六条 满足本办法第五条规定条件,学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

第二章 会计档案的整理立卷及装订

第七条 学校每年形成的会计档案,由计划财务处按照归档范围和归档要求,定期将应归档的会计资料整理立卷,编制会计档案保管清册。

第八条 会计档案的装订主要由学校计划财务处负责进行,可使用手工装订和机器装订两种方式。会计档案的装订主要包括会计凭证、会计帐簿、财务会计报表的装订。具体装订要求如下:

(一)会计凭证装订

(1)全面检查凭证及附件有否损毁、漏缺,摘除凭证及附件内的金属物,按照凭证编号顺序排列,查明缺号原因。

(2)会计凭证可采用凭证自动装订机装订或“二针引线法”装订。装订成册后要做到封面规格和厚度统一,确保凭证册牢固、整齐、美观。

(3)每册封面需填写凭证种类,所属会计期间、起止号码,凭证张数等必备内容,财会负责人和装订经办人需签章。

(二)会计帐簿装订

(1)各种会计帐簿在年度结账后应及时进行整理装订。帐簿装订时需核对各个账务内容是否相符,帐页是否齐全。

(2)会计帐簿装订应牢固、平整,按顺序装订成册。不得有折角、缺角,错页掉页、加空白纸的现象。封口要严密,封口处要加盖有关印章。封面应齐全、平整,并注明所属年度及帐簿名称、编号等必备内容。

(三)会计报表的装订

(1)会计报表编制完成,经主管部门审核通过后装订成册,按保管期限编制卷号并保存管理。会计报表装订前应进行编报目录核对,报表页数整理,损坏部位修补等工作。

(2)会计报表应按封面、编制说明、编号顺序、封底、相关附表及说明的顺序进行装订。

第三章会计档案的保管和查阅

第九条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由计划财务处临时保管一年,期满之后应当移交学校档案室保管。因工作需要确需推迟移交的,应经学校档案管理机构同意。

第十条 计划财务处临时保管会计档案时间最长不得超过三年。临时保管期间,会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定,且出纳人员不得兼管会计档案。

第十一条 会计档案的保管期限应严格按照本办法附表执行,分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。学校会计档案的具体名称如有与本办法附表所列档案名称不相符的,应当比照类似档案的保管期限管理。

第十二条 电子会计档案的保存管理应具备良好的数据服务基础和安全防毒的网络环境,采取严格的安全措施,以确保电子会计档案不被非正常改动。

第十三条 学校应严格会计档案借阅管理,在进行会计档案查阅、复制、拷贝、借出时须履行登记手续。

(一)查阅人在查阅会计档案时应按档案借阅登记薄的具体要求办理借阅登记手续并现场查阅。

(二)学校保存的会计档案一般不得对外复制、拷贝和借出。确因工作需要且根据国家有关规定必须复制、拷贝和借出的,须经校领导或财务负责人批准。

(三)会计档案借阅人应当妥善保管和利用借入的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,不得在案卷中乱画、标记,拆散原装卷册,也不得涂改抽换、携带外出或复印原件(如有特殊情况,须经校领导或财务负责人批准)。

(四)借出的会计档案,会计档案管理人员要按期如数收回,并办理注销借阅手续。

第四章会计档案的移交

第十四条 计划财务处和学校档案室在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,填写交接清单。交接人员需注明移交日期,按照移交清册和交接清单项目核对无误后签章。

第十五条 档案室对移交保管的纸质会计档案原则上应当保持原卷册的封装,个别需要拆封重新装订的,学校档案室应当会同计划财务处共同进行。

第十六条 电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

第十七条 电子会计档案移交时,交接双方应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测。

第五章会计档案的销毁

第十八条 学校应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,对仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以按程序销毁。

第十九条 会计档案鉴定工作应当由学校档案室牵头,组织学校纪委监察、审计、财务等部门共同进行,并形成书面鉴定材料。

第二十条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:

(一)保管期满的会计档案由学校档案室编制会计档案销毁清册,列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

(二)学校校长、档案室负责人、计划财务处负责人、档案室经办人、计划财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

(三)学校档案室负责组织会计档案销毁工作,并与纪检监察处、审计处、计划财务处共同派员监销。

(四)监销人在销毁档案前,应按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后,应在会计档案销毁清册上签名盖章,并向院长呈交监销报告。

第二十一条 电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由学校档案室、纪委监察处、审计处、计划财务处共同派员监销。

第二十二条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁,纸质会计档案应当单独抽出立卷,电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷或转存的会计档案,应在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

第六章附则

第二十三条 学校预算、计划、制度等文件材料,应当执行文书档案管理规定,不适用本办法。

第二十四条 本办法由学校档案室、计划财务处负责解释,自发布之日起施行。2001年2月1日川北医学校发布的《川北医学校会计档案管理办法》(川北医财[2001]01号)同时废止。





附表

川北医学校会计档案保管期限表



序号


档案名称

保管期限


备注

会计凭证



1

行政单位和事业单位的各种会计凭证

30年

包括:原始凭证、记账凭证、其他会计凭证

会计账簿



2

日记账

30年


3

总账

30年


4

明细分类、分户账或登记簿

30年


财务会计报告



5

财务报告

永久

所属单位报送的保管2年

6

年终决算

永久

所属单位报送的保管2年

7

会计月、季度报表

10年

所属单位报送的保管2年

其他会计资料



8

银行存款余额调节表

10年


9

银行对账单

10年


10

会计档案移交清册

30年


11

会计档案保管清册

永久


12

会计档案销毁清册

永久


13

会计档案鉴定意见书

永久


注:上述时间要求为最低保管时间。

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