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川北医学院会计电算化管理办法

信息来源: 发布日期:2016-10-12 访问人数:

第一章 总则

第一条 为适应会计电算化核算与管理的需要,保证会计电算化工作的顺利开展,逐步实现会计工作现代化,根据财政部《会计电算化管理制度》和《会计电算化工作规范》等有关规定,结合我校财务管理和会计核算的实际情况制定本制度。

第二条 本制度包括会计电算化岗位责任制度、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和会计数据管理制度、电算化会计档案管理制度。

第二章 会计电算化岗位责任制度

第三条 我校各财务核算单位需使用适宜本单位的财务软件进行财务核算,并建立本单位的会计电算化岗位责任制度,明确各电算化岗位的职责范围。

第四条 电算化主要会计岗位和工作职责划分如下:

(一)电算主管岗

由核算单位财务设立,负责各单位会计电算化的规划和管理;对电算化操作人员的权限进行分配及管理;协调、督促财会人员的电算化工作,完善我校的电算化制度。电算主管由会计主管或其授权的部门内其他会计人员担任。

(二)系统管理及维护岗

由各核算单位财务部门内指定熟悉计算机软硬件的会计人员担任。电算系统管理人员负责计算机硬件、软件系统管理及维护,定期对财务软件中的会计基础信息数据、系统生成的明细账、科目总账、项目总账、往来账、银行账和会计报表等会计账表之间的关系进行校验,确保信息完整;负责开、关服务器,维护财务网络的安全、正常运行;管理服务器数据库及数据备份工作;协助电算主管规划和推进我校会计电算化工作;负责对VPN证书及密钥的管理、授权工作;会同电算主管负责电算化系统的升级工作等。

(三)软件操作岗

由各财务核算单位设立,按照会计电算化工作内容及电算主管分配的权限履行软件的会计职能。主要分为以下几种:

1、录入岗位:负责按照会计电算化系统的要求和会计制度的规定对本单位的会计事项进行会计处理、及时输入记账凭证等会计数据并打印输出纸质凭证;负责按照人事、社保、税务等国家政策对相关辅助配套财务软件进行数据操作并生成相应数据。

2、审核岗位:负责对输入计算机的会计数据(记账凭证和原始凭证)的真实性、合法性、完整性进行审核;操作会计软件登记机内账簿,没有审核的凭证不能记账;

3、出纳岗位:根据出纳岗位的不同,分别按照现金及银行出纳岗位工作的会计电算化要求,对涉及实体收付资金的会计凭证进行会计软件内的确认登记处理,同时按会计工作规范要求在纸质凭证上予以签章确认。特别注意的是:实行银行无纸化支付的出纳岗位一定要专人、妥善管理银行支付硬件,相关硬件管理参照印章管理要求。

4、档案电算化管理岗位:负责根据整理装订后的会计资料在财务信息化软件中对票据、凭证、账表等进行管理登记;负责保管各类会计电子档案并建立健全其借阅、使用登记制度。

第三章 会计电算化操作管理制度

第五条 本章所称会计电算化操作人员,是指按照会计电算化岗位设置,行使岗位职责的会计电算化人员或经财务负责人批准赋予临时操作、查询权的其他人员。

第六条 会计电算化人员在财务软件系统中均应以实名进行用户登记,并由电算主管或系统管理员根据主管授权按内部控制制度规定的原则赋予相应操作权限。

第七条 日常操作程序

(一)凭证录入人员凭已授权用户名和对应密码登陆财务软件,根据原始凭证运用正确的会计科目填制或调取财务相关辅助程序生成记账凭证,并打印纸制记账凭证,交由审核人员复核;

(二)审核人员审核记账凭证及所附原始票据,审核无误后在打印出的记账凭证上签名或盖章确认,并立即对机内相应记账凭证执行“审核”操作。如未即时核对机内记账凭证,应将原打印出的记账凭证与机内凭证核对无误后,才能对机内记账凭证执行“审核”操作,严禁未经核对执行“批量审核”操作。

(三)出纳人员接到已审核完毕的凭证后,再次确认纸质及电子审核环节完毕后,按照出纳工作要求收付相应款项。收付完毕后,应在纸质凭证上盖章确认并同时在财务软件内执行确认操作,防止收付结束后凭证改动。

(四)系统管理人员根据会计工作要求,使用财务软件进行记账、结账,打印输出主要账簿和报表交由档案人员保管。核查财务服务器及终端使用情况以及网络安全状况,协调主要财务软件与辅助程序之间的对接关系,保障其正常运行。

(五)操作人员应保管好自己的登录密码;如离开操作使用计算机的工作现场,应立即退出财务软件系统,否则应承担被人利用本人登录名进行操作的全部责任。

第四章 计算机硬件、软件和会计数据管理制度

第八条    硬件与软件是实现财务信息化的重要物资基础,各财务单位应结合实际情况和本单位发展目标,统筹考虑、全面规划、重点推进、投入一定财力,保证财务信息化正常进行。

第九条 计算机硬件设备的维护管理主要包括以下内容:

(一)未经电算主管或电算维护员同意,任何人不得擅自更改计算机及其附属设备的连接与设置,不得更改系统软件、财务软件的设置,不得更改网络连接设置、网络用户名及网络用户IP地址。

(二)会计电算化设备只能用于与会计核算有关的工作,任何人不得将其用于游戏和对外服务;非财务人员不得操作、动用电脑设备。财务管理信息化系统中的个人计算机、工作站和服务器上严禁使用工作范围以外的外部存储设备(光盘、U盘、移动硬盘及其他带有存储功能的电子设备)。严禁使用财务专用计算机从互联网上下载任何与工作无关的文件。

(三)电算维护员应经常对相关核心服务器及网络安全设备进行定期保养维护;电算维护员还应定期对计算机存放场所的进行检查,包括但不限于消防报警、地线和接地、防静电、防雷击、防鼠害、防电磁波等安全措施,保证这些措施的有效性;

(四)需要对硬件设备更新、扩充、更换的,应及时提出建议,经财务领导审批后及时实施,并做好数据备份工作,保证机内会计数据的连续和安全,同时作好相应记录。

第十条 计算机软件的管理分为系统软件和财务软件,主要包括以下内容:

(一)系统软件是财务软件平稳运行的基础,应尽量保障服务设备环境软件与财务软件开发商所要求的标准环境一致;在同一财务内网下,所有操作客户端也应保持统一,避免系统环境不同带来兼容性障碍,以保证财务软件的正常运行。

(二)财务软件维护包括操作维护与程序维护:

1、对财务软件日常操作维护工作过程中发现的问题,电算维护员应及时解决。如不能排除,应立即报告电算主管并联系财务软件供应商予以电话或远程指导直至现场处理。

2、对正在使用的财务软件进行修改、版本升级、更换等维护工作,应当取得财务主管同意;并确保软件变动过程中会计数据的连续和安全,并由有关人员进行监督实施。

3、接入第三方软件需经安全检测,不可明文传输,实行最小授权原则,分别授予不同用户各自完成自己承担任务所需的最小权限,实行应用系统用户权限分离。

第十一条 会计数据的管理

(一)存储在计算机硬盘中的财务数据应采用双机实时备份,对磁性介质存放的数据要保存双备份。会计数据的备份由电算维护员负责,包括至少每天进行一次硬盘备份或启用自动备份系统,对重要会计数据更新或修改后应及时进行备份,会计年度结束后及时进行刻录备份。

(二)电算维护员或档案管理员应根据存储介质的不同情况定期对备份存贮介质进行可用性检查,发现缺损或备份数据丢失的,应立即补充备份。

(三)用于财务管理信息化专用设备如服务器、存储设备、终端设备在淘汰处理时,必须对存储硬盘进行妥善处理,确保财务数据进行不可恢复性删除处理,以防泄密。

第五章 电算化会计档案管理制度

第十二条 电算化会计档案管理是我校重要的会计基础工作,要严格按照财政部《会计档案管理制度》及相关要求,对电算化会计档案进行管理。

第十三条 电算化会计档案的内容和范围:

电算化会计档案包括存储在磁盘、光盘等介质上的会计数据和相关的书面文档。财务软件设计书、软件程序、用户操作手册、本单位电算化系统构成说明,视同会计档案保管。

第十四条 电算化会计档案的日常管理

(一)各核算单位使用计算机打印的纸质形式的会计凭证、会计账簿、会计报表,由本单位档案管理人员负责保管。

(二)现金日记账和银行存款日记账可采用计算机打印的活页账页装订成册,应每天登记并打印,做到日清月结。对每天业务量较少的也可按月打印。

(三)各类账簿在会计年度决算通过后三个月内必须完整打印,装订成册存档。发现已打印的纸质会计档案有缺损时,必须补充打印。

(四)存储在磁盘、光盘等存储介质上的会计电子文档由电算维护员保管。电算维护员每月至少将工作日志备份一次,未做备份的工作日志不得删除。

第十五条 电算化会计档案的保管要求

(一)电算化会计档案存放地点应达到防磁、防火、防潮、防尘、防盗、防虫蛀、防霉烂和防鼠咬等要求,重要会计档案应准备双份,并尽可能异地存放。

(二)对纸质会计档案和存贮介质保存的会计档案应分类保存。

(三)会计电算化相关档案保管时效按照国家会计法及档案法有关规定执行。计算机打印的会计凭证、会计账簿、会计报表的保管期限及电子会计档案的保管期限与手工账保管期限一致。

(四)日常备份存贮介质由电算维护员妥善保管、统一编号,应装在保护封套或包装盒中,并置于保存柜中。年度以存贮介质保存的会计数据备份盘交由纸质档案管理员统一归档保存。

第十六条 电算化会计档案必须严格执行安全和保密制度,会计档案不得随意堆放,严防毁损、散失和泄密。各种会计资料(包括纸质和用存贮介质保存的会计数据)不得外借和带出单位;需要借阅会计资料的,应该履行相应的借阅手续。存放在存贮介质上的会计资料借阅归还时,还应该认真检查其安全性和完整性,防止感染病毒和数据丢失。

第六章 附则

第十七条 学校各独立核算经济单位的会计电算化管理工作可参照本办法执行。

第十八条 本办法由学校财务处负责解释,自发布之日起实施,原《川北医学院会计电算化管理办法》(川北医财【2001】02号)同时作废。

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